Slik legger du til drop-down lister og data validering til Excel 2010 regneark

I Excel 2010 og 2007, en praktisk funksjon jeg bruker hele tiden i budsjett sesong er Data Validation funksjonen som lar deg lage en in-celle drop-down liste for å fylle felt. Siden flere av oss jobber med budsjettet sammen, ved å bruke rullegardinlister jeg kan holde dataene normaliserte, sparer jeg og mine kolleger mye tid i løpet av og på slutten av prosessen. Dette er bare ett eksempel, men jeg kommer til å gjette at du får poenget. Hvis ikke, åpne Excel 2010 eller 2007 og følg med for å se magien i Excel Drop Down lister!

Selv om jeg vanligvis legger til datafelidering, kan du legge til rullegardinlistene til hele kolonnene. I eksemplet nedenfor skal jeg bygge en rullegardin ned til en hel kolonne for å hjelpe meg å bygge opp genrekategorien min musikksamling.

Trinn 1 - Velg hvilke celler du vil legge til validering til

Klikk på en kolonne for å markere hele kolonnen.

Trinn 2 - Data bånd

Nå som du har valgt de valgte cellene, klikker du på fanen Data i båndet og deretter klikker du Data Validation- verktøyet.

Trinn 3 - Valideringskriterier

Fra Innstillinger- fanen klikker du på Tillat-rullegardinlisten og Klikkliste .

Trinn 4 - Dropdown-liste

I kildeboksen er det to forskjellige alternativer.

1. Hvis du allerede har noen rader med listedataene dine, kan du bare velge disse feltene. Dette er grunnen til at jeg vanligvis gjør IE: Bruk en skjult kolonne et sted i regnearket, men for å holde det enkelt, foreslår jeg # 2 for denne øvelsen.
2. Skriv inn dataene for rullegardinmenyen manuelt ved å skrive dem inn i boksen og skille dem med et komma.

Klikk på OK for å lagre.

Trinn 5 - Valgfritt: Inngangsmelding + Feilvarsel

Det er to tilleggsdata for data validering som du kan bruke hvis du vil. Den første er Input Message, denne fanen tillater deg å tildele en liten popup-melding som vises når noen velger en celle med denne datavalidering som er tildelt den. Den andre er feilvarslingen, dette lar deg sette opp en melding når noen forsøker å legge inn informasjon i cellen som ikke samsvarer med det du legger inn i Kilde.

Ferdig!

Nå har alle cellene du valgte, en rullegardinmenyfunksjon med en liste du kan velge mellom for cellen. Disse cellene vil nå også modereres / normaliseres ved data validering, så du vil bare få lov til å legge inn en av kildealternativene i cellen. Hvis brukeren faller ned og velger, ikke noe problem. Hvis de skriver det, ikke noe problem. Hvis de skriver feilen, får de feilmeldingen som konfigurert ovenfor i trinn 5 (hvis du har konfigurert en feilmelding, osv.).

Konklusjon

Som jeg nevnte i åpningen, bruker jeg nedlastingslister hele tiden på jobben og hjemme når du koordinerer artikler her på . Google Dokumenter støtter også funksjonen, så hold deg oppdatert for den veiledningstesten om noen dager.