Øk din Outlook-produktivitets arbeidsflyt med disse tipsene

For nybegynner eller pro, inneholder Microsoft Outlook mange funksjoner du kan bruke til å øke produktiviteten. Her er noen av de grunnleggende tipsene for å forbedre arbeidsflyten og produktiviteten ved hjelp av Outlook for Mac, Office 365 eller webversjoner.

Oppsettregler

Regler kan hjelpe deg med å automatisere styringen av meldingene dine, om det blokkerer søppelpost eller flytting av bestemte meldinger til en mappe. For eksempel kan du ha alle meldinger fra sjefen din flyttet til en bestemt mappe, slik at du aldri savner dem. Med den fulle versjonen av Outlook kan du lage noen ganske komplekse regler.

Her er en enkel regel der jeg flytter meldinger fra mottakermappen. Velg en melding fra mottakeren, klikk deretter kategorien Hjem og klikk deretter Regler> Opprett regel .

Merk av i boksen Fra mottaker og sjekk deretter Flytt elementet til mappe. " Velg en eksisterende mappe eller opprett en ny. Velg den og klikk OK. Du kan kjøre regelen med en gang eller på et senere tidspunkt. Det er regler du kan konfigurere for å motta et varsel når du får en e-post fra en bestemt mottaker eller meldinger med bestemte ord. Sjekk ut hvordan du flytter nye meldinger til en bestemt mappe.

Også, avanserte regler ble lagt til Outlook.com for noen år siden.

Bruk fargekategorier og flagg

Bruk funksjonen Farge og kategorier for å prioritere og fokusere på hva som er viktig. Velg en melding og klikk på kategoriseringsmenyen, og velg deretter en passende farge. Du kan tilpasse disse fargene til en bestemt betydning. Klikk på Kategorier> Alle kategorier > velg en farge og deretter Gi nytt navn. Tastaturkommandoer kan også tilordnes, slik at du raskt kan markere en melding.

Oppfølgingsflagget kan også hjelpe deg med å huske meldinger du må se på når du har tid. Når du flagger en e-postmelding, vises den på listelisten og oppgaverlistene, slik at du kan huske å følge med på det.

Planlegging ved bruk av forsinket levering

Outlook gir deg mulighet til å forsinke levering av en e-post til en bestemt tid på dagen. Denne funksjonen er nyttig hvis du vet at en mottaker ikke kommer til meldingen din til en gitt tid. Hvis du er klar over at en bruker sjekker e-post rundt klokka 3 om morgenen, oppretter du en ny melding, og deretter klikker du på Delay Delivery- knappen under Alternativer . Gjør de nødvendige endringene til leveringsalternativene, for eksempel Ikke lever før dato og klokkeslett.

Lag en søkemappe

En søkemappe er en kraftig måte å triage på meldingene dine, og gi deg en del forstand til innboksen din. For eksempel kan du opprette en søkemappe for e-post du vil følge opp, eller flagg meldinger fra bestemte personer, grupper eller liste.

Klikk på mappen Mappe og klikk deretter Ny søkemappe, og velg deretter typen søkemappe du vil opprette fra en av gruppene. Velg postmappen og klikk OK. En søkemappe er opprettet i navigasjonsruten. Eventuelle meldinger jeg velger å følge opp, vil være tilgjengelige der når jeg trenger dem.

Angi søppelpostfilternivå

Junk Mail kan redusere hvor mye produktive e-poster du kan få til i løpet av dagen. Ved hjelp av utsikter søppelpostfilter kan du minimere effekten. Klikk på fanen Hjem og klikk deretter på søppelpostmenyen i Slett-gruppen, og klikk deretter Alternativer for søppelpost.

Jeg anbefaler å starte med lavinnstillingen først og se hvordan det fungerer for deg. Hvis søppelpostmeldinger er for aggressive, kan du flytte til et høyere alternativ. Hvis filteret feilaktig flagger en viktig melding, vil jeg beholde alternativet Permanent sletting ukontrollert.

Lag sikkerhetskopier av PST-filen

Outlook er et system, og det kan også mislykkes. Opprettholde en sunn sikkerhetskopiering av din personlige mappe kan sikre en jevn gjenoppretting i tilfelle korrupte, systemfeil eller noe annet uforutsette problem.

Outlook-datafiler (.pst) opprettet ved hjelp av Outlook 2013 eller Outlook 2016, lagres på datamaskinen din i mappen Dokumenter \ Outlook Files . Hvis du oppgraderte til Outlook på en PC eller Mac som allerede hadde datafiler som ble opprettet i Outlook 2007 eller tidligere, lagres disse filene på en annen plass i en skjult mappe på C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook .

Den frakoblede Outlook-datafilen (.ost) lagres også på C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook . De fleste data gjenstår på serveren; Men alle gjenstander som er lagret lokalt, må sikkerhetskopieres. For eksempel er Kalender, Kontakter, Oppgaver og eventuelle mapper merket Lokalt bare. For mer om å lage og sikkerhetskopiere PST-mapper, sjekk ut følgende artikler:

• Slik oppretter du en PST-mappe i Outlook 2016
• Opprett en PST-mappe i Outlook 2013
• Hva er Outlook PST-mapper og hvordan bruke dem?
• Reparer Korrupte PST-mappe i Outlook

Du kan også være interessert i hvordan du finner Outlook midlertidig OLK-mappen.

Konfigurer ut av Office-svar

Uansett om du vil være ute av kontoret for det meste av dagen eller på ferie i en måned, kan du få kontaktene dine til å vite at du ikke er tilgjengelig. Bruke Out of Office Assistant reduserer mye støy i innboksen din når de prøver å nå deg uten umiddelbar respons. Det vil også redusere arbeidet med å rydde opp innboksen når du kommer tilbake. Klikk på Fil> Info> Automatiske svar .

Velg Send automatisk svar-boksen, og definer deretter perioden når du vil ha denne spesifikke meldingen sendt. Du kan også sende denne meldingen til kolleger i eller utenfor organisasjonen.

Hvis du bruker Outlook for iOS, klikker du på Innstillinger, klikker på Exchange Server og klikker på Automatiske svar . Slå på Automatiske svar og skriv en personlig melding.

Administrere varsler

Outlook-meldinger på skrivebordet kan være overveldende og distrahere deg. Ett alternativ du har er å deaktivere dem. Hvis du vil dempe dem, høyreklikker du på ikonet Outlook i varslingsområdet på oppgavelinjen, og klikker deretter Vis ny poststasjonalarm. For eldre versjoner av Outlook, se vår artikkel om hvordan du deaktiverer Outlook-varsler om skrivebord.

Outlook Mobile Tips

Hvis du bruker mobilversjonen av Outlook, er det noen tips du kan bruke for å holde deg produktiv på farten.

Bytt mellom personlige og arbeidskalendere.

Trykk på kategorien Kalender, trykk på hamburger-menyen, og trykk deretter på Arbeids- eller personlig kalender.

Planlegg et Skype-anrop med Outlook for iOS

Trykk på Kalender, opprett en ny selv da skriv inn et navn for hendelsen. Trykk på Personer og legg til folk du vil invitere. Sveip ned og veksle på Skype-anrop, og trykk deretter på Skype-anropslink, skriv inn en beskrivelse og trykk på Ferdig . Trykk på Lagre for å fullføre.

Send en tilgjengelighet

Opprett en ny melding og trykk på Kalenderhendelse.

Trykk på send tilgjengelighet, velg en passende tid, og deretter ferdig.

Send meldingen din.

Nylige oppdateringer til Outlook 2016 for Mac har lagt til noen nye funksjoner. Ta en titt på vår artikkel for mer informasjon om hvordan du kan bruke de nye funksjonene. Se også artikkelen vår med en liste over Outlook-tastaturkommandoer for Mac-brukere.