Hva er Outlook PST-filer og hvorfor bruke dem ... eller ikke?

Omtrent alle jeg snakker med på jobb, klager over størrelsen på bedriftens e-postkonto. Normalt er det ikke noe problem (men folk klager fortsatt) fordi når en postboks nærmer seg grensen, vil de fleste e-postservere (som Microsoft Exchange) advare brukeren slik at de kan rydde opp postkassen før serveren håndhever sine størrelsesgrenser ved å begrense sende / motta fra serveren.

Nå er dette alt fint og dumt frem til ... du går på ferie i noen dager, disse e-postvarsler kommer og går, og deretter KABOOM !!! Din postkasse er FULL, og du kan ikke lenger sende / motta e-posten fra mobilen din eller til og med OWA (Outlook Web Access) for den saks skyld. Jeg har mottatt anropet en million ganger. Min iPhone kan ikke sende e-post, hjelp!

Så, hva gjør vi?
Er det en løsning på disse posttypene som ikke er tilstrekkelig store?
Hva skal jeg gjøre før jeg går på ferie?

Nå presenterer jeg deg for den beryktede (ifølge IT) Outlook PST-filen.

Hva er Outlook. PST-filer?

Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook. PST-filer (som de er mer kjente) kan opprettes ved hjelp av Microsoft Outlook for å flytte eller kopiere e-post og vedlegg fra serverpostkassen til din lokale PC. I hovedsak er det en lokal arkiv- eller lagringsfil du lager for å lagre e-post og vedlegg på datamaskinens harddisk, USB-stasjon eller serverdeling (avhengig av hvor du lager og lagrer den).

Hvor mye kan du lagre i Outlook. PST-filer?

Før Outlook 2003/2007 kunne .PST-filer kun lagre 2 Gigabyte e-post og vedlegg. Med Outlook 2003 og Outlook 2007, endret formatet slik at .PST-filene kan vokse etter behov til over 20 Gigabyte i størrelse med mindre standardkonfigurasjonen er endret.
Helt ærlig, ikke la dem få 20 Gigs. Det er en mye bedre ide å beholde .PST-filene dine ikke større enn noen få konserter. Hvis du trenger mer lagringsplass, må du opprette en ny .PST-fil i stedet for å lage store .PST-arkiver. Jo større .PST-filer får større sjanse for korrupsjon og tap av data (pluss jo vanskeligere blir det å sikkerhetskopiere de dårlige guttene.) Du kan legge ved så mange .PST-filer til Outlook-klienten din som du trenger, så bare skille din epost logisk på tvers av flere. PST-filer hvis du trenger å lagre mer enn noen få GIGer av gammel e-post.
TIP - Hvis du bruker .PST-filer til å arkivere gammel e-post, komprimerer du dem etter at du kopierer alle de gamle dataene til dem. E-post er vanligvis bare tekst, så det komprimerer veldig pent.

Hvordan kan jeg opprette Outlook. PST-filer?

Det er enkelt, her er noen guider for Outlook 2007, 2013 og 2016.

Hvorfor bruke / opprett .PST-filer? Fordeler?

Postkasse størrelse

Husk første ledd i denne artikkelen? De fleste e-postadministratorer begrenser størrelsen på Corporate postkasser. Jo større postkassen, jo mer diskplass de trenger, jo mer trenger de å sikkerhetskopiere og jo mer tid de trenger for å utføre disse sikkerhetskopiene.
Hvis din e-postpakke (som meg), vil en 200 Megabyte postkasse bare ikke kutte den. Det er der .PST-filer kommer inn. Bare opprett en .PST-fil og dra og slipp din e-post inn i den. De fungerer som en vanlig postkasse mappe i Outlook. Dra og slipp. Det er enkelt! .
De nyeste versjonene av Windows Search indekserer postkassen din og alle lokale .PST-filer (konfigurerbare) som gir nesten umiddelbar tilgang til alle e-postmeldinger via søkefunksjonene som er innebygd i Microsoft Outlook.

Sikkerhetskopiering og gjenoppretting av katastrofer

Hvis du ikke har (eller stoler på) en e-postadministrator som regelmessig utfører sikkerhetskopier av e-postserveren din, kopierer du e-posten din (Ja, du trenger ikke å flytte e-post til .PST-filer, du kan også kopiere den) til en lokal .PST-fil er en rask og enkel metode for å sikre at e-posten din kan gjenopprettes i et DR-scenario til serveren.

portabilitet

.PST-filer gjør e-post bærbare. For eksempel, la oss si at du vil flytte e-post fra en postboks til en annen. For eksempel, kanskje du skifter jobb og ønsker å ta med noen gammel e-post. Eller kanskje du endrer vertsleverandører. ELLER, kanskje du vil kopiere din personlige og arbeids-e-post til en. PST-fil, hold den på en liten USB-stasjon og hold den med deg hele tiden. Som jeg sa, .PST-filer holder e-post veldig bærbar. Og ja, det er en GMAIL-konto, men denne artikkelen handler ikke om GMAIL :)

Sikkerhet

Visste du at det er nesten umulig å spore / kontrollere om din IT-fyr / avdeling leser din epost? Flytting av "sensitiv" eller "konfidensiell" e-post fra e-post / utvekslingsserveren til en lokal .pst-fil legger til et lag av sikkerhet.
Merk: De fleste IT-avdelinger har muligheten til å ta tak i .PST-filer uten at du vet det riktig fra harddisken på jobben. På grunn av dette er det viktig å bruke ekstra sikkerhet på datamaskinens harddisk. Jeg skal skrive en artikkel om dette emnet i kort tid, men for nå, ta en titt på denne artikkelen. Det er litt "GEEKY", så jeg følger det opp snart med en artikkel som forklarer noen få muligheter for å sikre .PST-filer.

Hva er ulempene med å bruke .PST-filer?

Fjerntilgang

Når e-post er flyttet til en .PST-fil, vil den ikke lenger være tilgjengelig på serveren ved hjelp av fjerntilgangsprogrammer som OWA eller mobiltelefoner som SYNC med postkassen din. For å få tilgang til e-postadressen i .PST-filene, må du bruke en fullstendig Microsoft Outlook-klient. En liten USB-stasjon kan hjelpe i disse situasjonene. Men det er fortsatt ikke så praktisk som å forlate e-post på serveren.

Folk vil ikke like deg, og det er mulig at du kan miste jobben din

.PST-filer over tid (avhengig av hvor mye e-post du mottar / beholder) kan ta opp mye plass på din lokale datamaskin eller en serverdel, avhengig av hvor du lagrer dem. IT-gutta hater noe som gjør at de jobber med noe med mindre det er å bygge deres CV, så å sette mye data et sted som vil kreve at de kjøper mer diskplass forstyrrer dem.
Corporate Legal og Most Records Management-avdelinger liker ikke .PST-filer som de tillater deg sluttbrukeren å enkelt ignorere eller omgå.
Bedriftsinformasjonssikkerhetsteam liker heller ikke .PST-filer fordi hvis Legal alltid ber dem om å gjenopprette data for en søksmål eller stævning, kan .PST-filer forverre kostnadene og innsatsene i datagjenoppretting.

System og hjerneytelse

Jo mer e-post du har, jo mer e-post må du og datamaskinen din holde øye med og behandle.
Fordi flere e-poster og vedlegg blir indeksert av Windows Search (eller en annen e-post / systemindekser), blir indeksen din større, og søket ditt vil ta lengre tid.

Så, forhåpentligvis, jeg svarte på alle dine spørsmål om Microsoft Outlook. PST-filer og dekket noen fordeler og ulemper på høyt nivå. Men hvis jeg savnet noe, vær så snill å slippe en kommentar eller legg inn spørsmålet ditt i mitt forum.