Bruk Outlook 2010 og Microsoft RMS til å sikre e-post [How-To]

Når du sender noen privat eller konfidensiell e-post, og du vil forsikre deg om at de ikke ved et uhell (eller forsettlig) videresender det, har Outlook 2010 en funksjon for det. Ved å bruke Tillatelsesinnstillinger kan du justere e-postmeldinger for å gjøre dem vanskeligere å kopiere, skrive ut, dele eller videresende. RMS (Rights Management Services) deaktiverer selv den innebygde Windows-utskriftsfunksjonen (selv om Snagit og andre skjermdagsapper fortsatt virker.)

RMS eller IRM (Information Rights Management) som Microsoft kaller det er ikke nødvendigvis noe nytt. Men med Outlook 2010 gjør Microsoft det enklere og enklere å bruke RMS hjemme. Alt du trenger er MS Office og Outlook 2010 (eller 2007.) La oss ta en titt på det grunnleggende.

Slik lager du e-post vanskeligere å dele videresend, kopiere, skrive ut eller dele i Office Outlook 2010

1. I Outlook 2010 Klikk på Hjem- fanen, og klikk deretter Ny e-post- knappen som når du vanligvis skriver en ny melding.

2. Fra det nye meldingsvinduet, klikk Fil> Info> Angi tillatelser> Ikke videresend .

3. Hvis dette er første gang du har gjort dette, vil du se popup-vinduet Information Rights Management Service (IRM). For å bruke denne funksjonen trenger du en Windows Live-konto; Du kan sette opp en på https://signup.live.com/. Instruksjonene er alle på skjermen når du konfigurerer informasjonstjenestestyringstjenesten. Bare klikk gjennom mens du velger alternativene som beskriver deg.

4. Det siste trinnet i IRM-prosessen er å logge på ved hjelp av Windows Live-legitimasjonene dine. Selv om det er mindre sikkert, kan du unngå stresset ved å velge alternativet Lagre min e-postadresse og passord . Klikk på Logg inn for å fortsette.

5. Klikk på Windows Live User du nettopp logget på med; For enkelhets skyld Klikk Bruk alltid denne kontoen, og klikk deretter OK for å fullføre. Gå tilbake til fanen Tillatelser for å forsikre deg om at Ikke viderekobling er merket, som det burde være siden vi forsøkte å velge det tidligere.

Det er alt der er til det. Nå når du sender en e-post, kan du raskt gå tilbake og endre alternativet Ikke videresend fra trinn 2. Du er samtaleieren og har full bruksrett, men Microsoft beskriver det beste:

Mottakere kan lese denne meldingen, men kan ikke videresende, skrive ut eller kopiere innhold. Samtaleieren har full tillatelse til meldingen og alle svarene. Tillatelse gitt av: [email protected] (Passport)

Husk dette vil ikke 100% hindre folk i å dele informasjon fra det du sender dem til; det vil bare gjøre det vanskeligere. Vær også oppmerksom på at når mottakeren mottar e-posten, må de opprette eller logge inn ved hjelp av en Windows Live-konto, siden det er hvordan Microsoft bruker RMS til å tilordne bruksrettigheter for RMS-beskyttede e-postmeldinger.