Ta kontroll over e-post ved hjelp av prioritet og ikke forstyrr [Outlook Productivity Series]

Selv om få vil argumentere for at e-post er et uvurderlig verktøy for de fleste organisasjoner, viser flere og flere studier at for mye e-post kan føre til alvorlige produktivitetsproblemer for sine ansatte. Husk det dokumentet du ble tildelt for å skrive, men det tok tre ganger lengre tid enn du forventet fordi hver gang du fokuserte på det, ville det komme en ny epost i innboksen din. Snarere enn å ignorere det, følte du deg tvunget til å svare og BANG! Ti minutter var borte!

For meg skjer dette hvert 5. minutt på skrivebordet mitt (derfor har denne artikkelen tatt 3 timer å skrive), og jeg ville ikke bli overrasket om 99% av dere der ute har en lignende historie. Det var derfor jeg var spent da Microsoft lanserte en ny Outlook 2007 Plug-in kalt: Email Prioritizer.

Microsoft Outlook Email Prioritizer er en Freeware nedlasting fra Microsofts nye OfficeLabs .

I deres ord:

Lei av overbelastning av e-post? Email Prioritizer er utviklet for å hjelpe deg med å administrere e-postoverload med en "ikke forstyrr" -funksjon og e-post rangering. Fungerer med Outlook 2007 som kjører på Exchange-server.

Egenskaper:

• Ikke forstyrr knappen - Ikke motta epost for angitt periode
• E-postprioriteter - E-post har en prioritet som er tildelt på grunnlag av utelukkende regler for å finne relevante e-poster

Installasjonen var rask og enkel:

Første gang du starter Outlook etter at du har installert den nye tilkoblingen, vær forberedt på å vente noen minutter mens den skanner gjennom e-posten din og tilordner de ulike prioritetene.

Når Outlook åpnes etter installasjonen, vil du legge merke til en ny verktøylinje øverst i Microsoft Outlook 2007 klient. Innstillingene er ganske rett frem. Du kan konfigurere innstillingen "Ikke forstyrr" i løpet av 30 minutter i opptil 4 timer ELLER til møtet du er i ferd med (som planlagt i Outlook-kalenderen.) I tillegg kan du fra verktøylinjen konfigurere hvordan din Innboks viser e-post basert på Prioriteter som er tildelt e-postene.

Du kan enten godta standard "Prioritetsregler" eller tilpasse dem til dine preferanser ved å klikke på Alternativer-knappen i verktøylinjen Ny e-postprioriterer.

En gang her er det ganske rett fram. Juster innstillingene og klikk OK for å lagre.

Jeg har brukt Plug-In på jobben i noen dager nå. Så langt så bra. Jeg bruker en annen metode for å prioritere innboksen, men "Ikke forstyrr" -funksjonen har allerede hatt en svært positiv innvirkning på mine e-postleser / desktime vaner! Veldig Groovy Faktisk!

8/25/08 Oppdatering

I morges ble jeg bedt om et automatisk oppdateringsverktøy for å oppgradere Microsoft Email Prioritizer fra V1.0.818.0 til 1.0.820.0. Notatene nevner at oppdateringen er for brukere som ikke har forbindelser til Exchange-servere: