Send et utilsiktet svar i Outlook 2007 uten en Exchange Server [Hvordan-til]

Mange Outlook-brukere i bedriftsmiljøet er kjent med Out of Office Assistant og bruker Outlook-funksjonen til å varsle kunder eller kollegaer når de ikke sjekker e-post på grunn av ferie eller sykdom osv. Like praktisk som mulig, kan Outlook-funksjonen krever at e-postserveren din er en Microsoft Exchange Server, som for en liten eller hjemme-bedrift ikke er typisk tilgjengelig / rimelig.

Tydelige problemer oppstår når du går på ferie eller ikke sjekker epost i en lengre periode; Dine kunder eller samarbeidspartnere kan bli opprørt, og tenker at du har ignorert dem i dager / uker. Heldigvis finnes det en løsning for Outlook-brukere som vil utnytte Out Office Assistant til tross for at de ikke har en Microsoft Exchange-e-postserver. Prosessen bruker Outlook-regler og varsler for å etterligne funksjonen Out of Office Assistant, og selv om det ikke kan være så grasiøst eller enkelt å aktivere, blir det gjort jobben.

Et par ting å merke seg om å sende et automatisk svar i Outlook 2007 ved hjelp av Regler og varsler:

• VIKTIG! : Outlook må kjøres for at dette skal fungere. Det kreves også at innstillingen for "sjekk periodisk for nye meldinger" slås på.
• Regelen "Svar ved bruk av en bestemt mal" som brukes i denne teknikken, vil sende et svar til hver avsender kun en gang for å hindre spam. For å tilbakestille listen over de som allerede er sendt, må du lukke og starte Outlook på nytt.

Ok, med det sagt, la oss komme rett inn i How-To-detaljene.

Slik oppretter du en automatisk svarmal i Outlook 2007

1. Skriv en ny melding i Outlook. Under Alternativer> Format- fanen Sett den til vanlig tekst . Skriv deretter din egen vekk melding, dette vil være hva folk mottar som et automatisk svar mens du er borte.

2. Når du har fullført meldingen, klikker du på Microsoft Office-knappen, og deretter klikker du Lagre som .

3. Skriv inn ønsket filnavn i vinduet som vises . Neste Velg Outlook Mal (* .oft) som Lagre som type.

God jobb! Fase ett er nå ferdig; la oss komme i gang på scenen 2.

Deretter må vi definere en regel for å sende et automatisk svar i Outlook 2007.

4. Klikk på Regler og varsler under Verktøy- menyen.

5. I vinduet Regler og varsler, klikk på knappen Ny regel . I vinduet Reglerveiviser som vises, klikker du stjernen fra en tom regel> Sjekk meldinger når de kommer. Klikk på Neste > for å fortsette.

6. I det neste betingelsesvinduet merker du av for Send bare til meg, og deretter klikker du Neste . Neste side er handlingslisten, velg avkrysningsruten for Svar ved hjelp av en bestemt mal . Når du er ferdig med å sjekke de riktige boksene, klikker du den blå koblingen til en bestemt mal.

7. Vinduet Velg et svarmall skal dukke opp, under Look In: Velg brukermaler i filsystem . Malen vi lagret tidligere, skal vises på listen, Velg din mal, og klikk deretter Åpne .

8 . Gi navnet på regelen, kontroller at boksen Slå på denne regelen er sjekket. Når du er ferdig, klikker du på Fullfør.

Voila! Fra nå av vil alle e-postene få et automatisk svar som inneholder den egendefinerte meldingen du satte opp i trinn ett.

Jeg er tilbake på kontoret! Hvordan deaktiverer jeg automatisk svar i Outlook?

Når du kommer tilbake til kontoret (eller hjemme), må du huske å DISABLE eller DELETE Outlook Out of Office Rule, slik at folk ikke vil fortsette å få meldingen "Jeg er ute av kontoret".

9. Klikk på Verktøy, Regler og Varsler.

10 . Velg Out of Office-regelen vi opprettet tidligere, deretter fjerner du avmerkingen for regelen eller slett regelen ved å slette knappen. Klikk på OK for å lagre endringer og fullføre

Merk : Jeg anbefaler at du bare deaktiverer regelen ved å fjerne merket i avmerkingsboksen i stedet for å slette regelen. På denne måten kan du bruke den neste gang du er ute av kontoret.

Ferdig!

Outlook 2007-reglene og varslene tillater deg å gjøre nesten alt med e-posten din som vist i denne groovy veiledningsveiledningen. Hva er noen av tingene du gjør eller klarer med Outlook-reglene dine?