Link Dropbox til Microsoft Office og aldri miste arbeid igjen!

Nylig hadde vi et groovy fellesskapsmedlem mister 5 timers arbeid på et regneark på grunn av en lagringsfeil i Microsoft Excel. Dette scenariet er en hodepine som ingen må noen gang måtte møte. Jeg vet ikke om deg, men jeg hater bare å gjøre det samme to ganger. Uansett, Mr Groove var frustrert, han kunne ikke få dataene tilbake til vår grooveReader, så han bestemte seg for å komme opp med en permanent løsning. Gjett hva! Ikke bare kom han med en veldig god ide, men etter å ha testet det, virker det perfekt! En gang implementert, vil det sette en stopper for å miste arbeidet permanent !

I hjertet av vår groovy Tips er selvfølgelig Dropbox. Du ser, Dropbox har en groovy funksjon som lagrer tidligere versjoner av filer synkronisert i Dropbox mappen din i 30 dager * inkludert slettede filer . Så hvis vi kombinerer Dropbox og standardoppførelsen til Microsoft Office og Autosave-funksjonen, kan vi synkronisere og sikkerhetskopiere Microsoft Office-dokumentene mens du skriver dem i sanntid . Har lyspæren gått av ennå? :)

Ved hjelp av denne teknikken kan du åpne filer og se på revisjoner eller gjenopprette tidligere slettede / tapte filer. Hvis du for eksempel har AutoRecover / AutoSave satt til 1 minutt, lagrer du intervaller, kan du teknisk sett gå tilbake til enhver tid for ethvert dokument du noen gang har jobbet med når du får dette oppsettet. Vil du gå tilbake til presentasjonen din som den så på 7:55 pm? Ikke noe problem! Eller kanskje du liker 7:54 pm-versjonen bedre. Mulighetene er nesten uendelige.

Før vi begynner, vil jeg sørge for at du forstår at selv om jeg skal vise tipset ved hjelp av Office 2010, bør dette trikset fungere for alle programmer der ute som bruker midlertidige filer eller en Autosave-mappe, inkludert tidligere versjoner av Microsoft Office. Oh ja. Veldig bra!

* Gratis Dropbox-kontoer lagrer bare 30 dager tidligere versjoner; Men betalte versjoner lagrer filer for alltid.

Slik kobler du Dropbox til Microsoft Office og taper aldri dokumenter igjen

1. Det første trinnet er å finne plasseringen der Office lagrer alt. Vi må finne tre forskjellige steder for hver applikasjon innenfor Office 2010.

• AutoRecover lagre plassering
• Standard fil lagre plassering
• Ikke-lagrede dokumenter plassering

Når du finner disse stedene, noter du dem. Den beste måten å huske deres eksakte plassering på er å kopiere og lime det inn i et åpent notisblokk . Nedenfor vil du se hvordan jeg merket banen og limte lenken slik at jeg ikke ville glemme hva var det etc.

Raskt, her er hvordan jeg fant de tre mappene i Microsoft Excel 2010 siden prosessen er relativt lik for Word 2010 og PowerPoint 2010.

For Excel 2010 *, er standardverdiene og 'AutoRecover' plasseringene følgende:

1. automatisk gjenopprette
   • % Brukerprofil% AppDataRoamingMicrosoftExcel
2. standard fil lagre
   • % Brukerprofil% Dokumenter

Du kan finne disse stedene selv hvis du går til menyen Arkiv> Alternativer i Office 2010. Når du er der, kan du gå til Lagre- fanen og se på plasseringene som vist på skjermbildet nedenfor.

* I Office 2007 og Office 2003 samt Windows XP, kan plasseringen variere. Jeg er mitt eksempel, denne% UserProfile% ville oversette til: C: UsersgrooveDexter. Dette skyldes at% UserProfile% bare er en universell Windows-kode som tar deg til Windows-brukerprofilmappen din.

2. Den ikke lagrede filplasseringen er litt annerledes. I Office 2010 finner du det fra kategorien Fil> Info ; derfra Klikk på Administrer versjoner> Gjenopprett ikke-lagrede arbeidsbøker.

Standardplasseringen er følgende *:

% Brukerprofil% AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Nå som du har dine tre lagrede steder notert, er det på tide å lage mappen i Dropbox.

3. Gå til Min Dropbox ( din Dropbox-mappe på PCen din ) og deretter Opprett en ny mappe som heter Backup Kopier, eller hvilket navn du finner groovy og passende.

4. Åpne nå ledeteksten.

5. I kommandoprompten bruker vi kommandoen mklink / d til å opprette en symbolsk lenke til plasseringene til de lagrede Office-filene dine. Vi trenger å gjøre dette fordi, som standard, vil Dropbox bare synkronisere eller sikkerhetskopiere filer og mapper som ligger inne i dropbox-mappen. På grunn av det, ble det å lure Dropbox til å tro at våre Office Midlertidige / Autosave mapper er inne i dropbox-mappen.

Kommandosyntaxen er:

mklink / D " Ny symbolsk lenkebane i Dropbox mappenavn " " Opprinnelsesvei for mappe som Office Autosave-filer finnes i "

Eksempel:

mklink / D "C: UsersDropboxMy DropboxBackup KopierExcel_AutoRecover" "C: UsersgDextAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles"

I eksemplet ovenfor lager jeg den nye banen i min Dropbox Backup Copies- mappe. Excel_Autorecover Jeg måtte manuelt skrive det inn som navnet på den nye lenken.

6. Gjenta denne prosessen for hver mappeplassering ved å opprette en ny Symlink ( Symbolisk Link ) med alle tre Office-programmene dine, lagre mapper. Vær oppmerksom på at ikke- lagret mappe brukes av alle Office-programmene, slik at du bare trenger å opprette en kobling for den. Som standard gjelder det samme for standard lagringsplass.

7. Når du er ferdig, åpner du Dropbox-nettsiden din og kontroller at mappene har blitt synkronisert riktig.

8. Selv om AutoRecover eller Unsaved Temp-filen blir slettet fra datamaskinen, vil Dropbox henge på den i 30 dager. Fra Dropbox-nettgrensesnittet klikker du på Flere handlinger> Vis slettede filer for å vise dem.

9. Akkurat som med vanlige filer, Dropbox- arkivversjonshistorikk for slettede filer. På denne måten har du flere forskjellige versjoner av hver fil du jobber på i Office. Dropbox holder alle dine Office-historier til hånden. Åh ja, du kan også bare gjenopprette filer.

Du kan også bare Høyreklikk en fil eller mappe for å starte gjenopprettingsprosessen også.

Det er det. Kan du føle bekymringen og stresset bare smelte bort nå at alle dataene dine er sikkert lagret og sikret i Dropbox-skyen? Jeg vet at jeg føler meg bedre!

For noen kan denne tipsen for tips være litt vanskelig fordi vi setter opp Symlinks i en ledetekst, etc. Et alternativ hvis du vil bare prosessen, er bare å peke på AutoSave eller Midlertidige mapper fra Office eller andre søknad du vil ha beskyttet direkte inn i Dropbox-mappen din. På denne måten trenger du ikke å rote med å lage symlinks etc. Selv om det er litt enklere, tror jeg det er mer arbeid, men det er en enklere måte å få det samme resultatet!

Spørsmål? Forvirret? Trenger hjelp? Slett et notat under eller enda bedre, legg inn dine spørsmål i vårt gratis supportforum hvor hele gruppen av groovyReaders venter på å hjelpe deg!