Slik bruker du Mail Merge i Microsoft Word for å lage batchdokumenter

Mail Merge er en av de klassiske funksjonene i Microsoft Word som brukes til å produsere massedokumenter som inneholder unik informasjon. Noen eksempler der det kan være nyttig, inkluderer brosjyrer, nyhetsbrev eller materialer som brukes i masseforsendelser. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du bruker Mail Merge i Microsoft Word.

Bruke Mail Merge Feature i Microsoft Word

For dette eksempelet vil jeg opprette et dokument som inviterer venner til en hendelse. Det er to komponenter til et brevfusjon brev; hoveddokumentet og datakilden, for eksempel navnene og adressene til de individer som er invitert til arrangementet. Når du har samlet informasjonen for datakilden, vil Word håndtere å kombinere dokumentene for hver inviterte gjest.

Det første trinnet er å ha all den unike informasjonen for hver mottaker som heter et feltnavn, for eksempel navn, adresse og hilsen. En annen viktig del av å lage et brevfusjonsdokument er skjemaet, som inneholder informasjon levert til mottakeren. Eksempelbrevet nedenfor inneholder fem felt som jeg må inkludere i hvert dokument.

Start Veiviser for Mail Merge

Opprett et nytt tomt dokument i Microsoft Word, og velg kategorien Mailings> Start Mail Merge> Steg-for-trinns Mail Merge Wizard .

Når veiviseren for Mail Merge kommer opp, velg boksen Bokstaver og klikk deretter Neste: Start dokument .

Velg Bruk gjeldende dokument og fortsett til neste trinn for å velge mottakere. Veiviseren for Mail Merge gir deg muligheten til å bruke et eksisterende dokument. Hvis jeg allerede hadde et brev utarbeidet, kunne jeg bare endre feltnavnene som grunnlag for datakilden.

Meldingsveiviseren for e-post er kraftig. Du kan bruke flere kilder til mottakerlisten, som inkluderer en Microsoft Access-database eller Excel-regneark. For denne artikkelen vil jeg lage min datakilde fra bunnen av ved å velge, Skriv inn en ny liste, og klikk deretter Opprett.

Lag og lag datakilden

Et skjema med pre-fylte felt vil bli presentert. Dette er kanskje ikke ideelt siden vi kanskje ikke vil ha noen av disse områdene, og det kan forvirre oss. Så vi vil slette og endre noen av feltnavnene; Klikk på knappen Tilpass kolonner for å gjøre det.

Hvis du går tilbake til vårt eksempeldokument, vil du legge merke til at vi bare hadde fem felt, mens de forhåndsfylte feltene som tilbys av Word, er 13. Noen av dem er viktige, så vi vil beholde bare de vi ønsker. For å slette et felt, velg det og klikk deretter Slett.

Klikk Ja for å bekrefte slettingen. Gjenta dette trinnet for alle seksjonene du ikke vil ha.

Fordi vi ikke har noen av de spesifikke feltene som trengs, vil vi omdøpe eksisterende felt og legge til nye.

Når du er ferdig, bør listen over feltnavn samsvare og være den samme som beskrevet i vårt eksempeldokument. Klikk på OK for å bekrefte endringene.

Fortsett å fylle feltene med navnene og adressene til hver mottaker, når du er ferdig, klikker du OK.

Lagre datakilden din, som vil fusjonere inn i det endelige dokumentet.

En forhåndsvisning av dine Mail Merge Recipients vil bli presentert. Hvis du vil gjøre endringer som for eksempel redigere eller legge til et felt, velg datakilden, og klikk deretter på Rediger. Fortsett å skrive brevet, og skriv deretter inn fusjonerefelt når det er nødvendig.

Sett inn sammenslåingsfelt

Hvis du vil sette inn et flettefelt, velger du kategorien Mailings, og klikker deretter Sett inn flettingsfelt, og velg deretter flettingsfeltet. Gjenta trinnene for å fylle ut dokumentet med de aktuelle flettfeltene.

Når du er ferdig, lagre brevet, vil dette bli kalt Form Letter. Hvis du vet, kan du bruke dokumentet med en lignende struktur, og du kan velge alternativet for å gjenbruke det i et eksisterende dokument under veiviseren for Mail Merge.

Slå sammen endelig dokument

Her kommer den morsomme delen, sammenslåing av dokumentet. Velg kategorien Mailings, og klikk deretter Finish & Merge- knappen, og klikk deretter på Rediger individuelle dokumenter.

Velg Alt og klikk deretter OK.

Det er det. Nå er alle dokumentene dine klare til å skrive ut eller gjennomgå.

Disse instruksjonene fungerer også i Microsoft Word 2013, 2010 og 2007. Hvis du produserer dokumenter som sertifikater, fungerer funksjonene Mail Merge også i Office-programmer som Microsoft Publisher.

For flere tips og triks for å bruke Microsoft Office, sjekk ut de følgende artiklene, eller bla gjennom vårt komplette arkiv av Office-artikler.