Slik går Google med Google Apps Del 2: E-postleveranse {Serie}

I den første artikkelen i denne "Go Google" -serien forklarte jeg hva Google Apps var, samt hvordan du registrerte domenet ditt med Google Apps. I dag i del 2 i serien min skal jeg dekke opprette brukere i Google Apps-systemet, og deretter kutte over domenet ditt for å aktivere Google Apps-e-post, slik at både deg og brukerne dine kan begynne å bruke Google Apps webgrensesnitt for e-post.
Prosessen er ganske rett frem, men groovyPosten er ganske lang, så jeg skjønte at jeg også kan lage et kart for deg, slik at du kan hoppe rundt etter behov. Spørsmål eller kommentarer, vær så snill å slippe et notat i kommentarene eller i vårt støttede teknisk supportforum.

Artikkel kart

Opprett brukere og e-postadresser
Oppsett Catch-All Address
Opprett egendefinert nettpostadresse
Cutover MX Records
Test Email og CNAMES
Div. Sikkerhet og Tilpasninger

Trinn 1 - Opprett brukerne og e-postadressene i Google Apps

Før vi konfigurerer Google Apps for å motta e-postadresser for vårt domenenavn ( kutte over MX-postene i DNS ) må vi først opprette alle brukerkontoer for vår småbedrift, veldedighet osv. Selvfølgelig, hvis vi kutte over e-posten før du oppretter e-postadressene, posten kommer til å hoppe, noe som ikke er bra.

1. Bare klikk Brukere og grupper Fane og klikk deretter Opprett en ny bruker

2. Fyll inn Fornavn, Etternavn samt brukernavn og klikk Opprett ny bruker . Brukernavnet blir brukerens e-postadresse og logger inn på Google Apps.

Valgfri

Hvis domenet ditt har mer enn bare noen få brukere, anbefaler jeg at du bruker funksjonen for masseopplasting, som kan bli funnet fra både dette skjermbildet (Opprett flere brukere) eller fra fanen Avanserte verktøy som vist på skjermbildet nedenfor.

3. Etter å ha opprettet brukeren, vil Google Apps presentere deg med en liten popup som inneholder all den informasjonen du må gi til din medarbeider, inkludert brukernavn, passord, e-postadresse og innloggingskobling for domenet ditt.

Også for enkelhets skyld er det 2 metoder for å få denne informasjonen til sluttbrukeren din. Jeg anbefaler å klikke på knappen E-post instruksjoner for å få informasjonen sendt til deg eller den nye brukeren.

Trinn 2 - Slik konfigurerer du Google Apps Catch-All Email Address

Når alle dine bruker- / e-postkontoer er konfigurert, bør du aktivere en groovy Google Apps-funksjon som heter adressen Catch-all . Catch-All-adressen gjør akkurat hva det høres ut som. Hvis noen sender en e-post til domenet ditt og adressen ikke samsvarer med en eksisterende brukerens e-postadresse, blir den levert til adressen du angir.

Catch-all-adressen er spesielt viktig for nylig migrerte domener hvor du kanskje har glemt å opprette en e-postadresse for en av dine ansatte eller avdelinger ( som sales@ ). I stedet for å slippe eller returnere e-posten, leverer Google Apps e-posten til adressen din Catch-all.

1. Klikk på Tjenesteinnstillinger, E-post . Klikk på radioknappen Videresend eposten til : og skriv inn e-postadressen for Catch-All. Klikk på Lagre endringer nederst på siden for å lagre den nye konfigurasjonen.

Personlig liker jeg å bruke min Admin-konto for Catch-All-adressen fordi jeg liker å sette opp kontoer på nettsteder ved hjelp av e-postadresser som dropbox@. Siden jeg ikke har konfigurert den adressen til noen av mine brukere, vil alle disse e-postene bli levert til postkassen min, og adressen Catch-All-adressen.

Trinn 3 - Opprett en tilpasset webmailadresse for dine brukere

Selv om du kan få tilgang til Google Apps ved hjelp av Outlook eller en annen e-postklient, er en av salgspoengene til Google Apps muligheten til å få tilgang til e-postadressen din fra en nettleser. Som standard er adressen imidlertid ikke veldig pen eller lett å huske:

http://mail.google.com/a/yourdomain.com

Gode nyheter, Google Apps gir deg muligheten til å tilpasse linken til noe mer attraktivt og lett å huske som http://webmail.yourdomain.com. Jeg anbefaler sterkt at alle aktiverer denne funksjonen for å gjøre overgangen til Google Apps så glatt som mulig for sluttbrukerne dine.

1. Klikk på Tjenesteinnstillinger- fanen, generelt faneblad og deretter på Endre URL under webadressen

2. Klikk på den andre radioknappen og skriv deretter inn adressen ( underdomenet ) du vil tildele til webmail-tilgangen. Klikk Fortsett når du er ferdig.

3. Følg instruksjonene på neste side for å opprette en CNAME-post for den egendefinerte adressen du angav i trinn 2 ovenfor. # 3 og # 4 i bildet nedenfor er CNAME og destinasjon du må bruke når du konfigurerer CNAME-posten.

I den første artikkelen i min Google Apps-serie forklarte jeg hvordan du lager en CNAME-post for Dreamhost-domener, men hvis du ikke bruker Dreamhost for domenet eller DNS, er det en annen liste fra Google som forklarer prosessen for andre vanlige ISP / Hosting leverandører:

GoDaddy.com
ix web hosting
1and1
EveryDNS.net
Lunarpages
Yahoo! Small
No-IP
DNS Park
eNom
Nettverksløsninger
MyDomain.com
Dreamhost
Domain Direct
gandi.net
eurodns.com
register.com
myhosting.com
Jeg vet ikke hvem min vert er

4. Etter at CNAME-posten din er opprettet og peker på ghs.google.com, klikker jeg Jeg har fullført disse trinnene .

Trinn 4 - Kutte Domain MX Records til Google Apps

Ok alle, brace dere selv! Nå er det på tide å kutte over MX-postene dine, som i Email talk betyr å konfigurere domenet ditt for å levere all fremtidig e-post til Google Apps. Dette bør bare gjøres når du er 100% sikker på at alle e-postkontoene dine er opprettet og din Catch-All-innstilling er konfigurert ( bare i cast ). Klar?

1. Klikk på fanen Tjenesteinnstillinger, E-post og instruksjoner om hvordan du aktiverer e-post

2. LES ALT! OK, klikk på Endre MX-poster

Igjen, for å hjelpe de ikke-tekniske Google Apps-kundene, har Google gitt trinnene for å endre MX-posten til de vanligste / største ISP / Hosting-leverandørene. Hvis din Hosting Provider ikke er oppført eller du er helt forvirret, anbefaler jeg ikke at du får hjelp fra din ISP / Hosting-leverandør for trinn 3 nedenfor, fremfor å fortsette fremover.

3. Klikk på nedpilen for å vise instruksjoner for : og velg din domenenavn / DNS-leverandør. Følg trinnene som er oppført for å endre MX-posten for domenet ditt.

Når MX-endringene dine er ferdig, klikker jeg Jeg har fullført disse trinnene.

Merk: Igjen, hvis du er forvirret her, STOPP. Når du snakker rundt med MX-posten på domenene dine, er det bedre å betale $ 15-25 på et støtteanrop enn å gjøre en feil og ødelegge e-posten din for deg og dine ansatte.

På dette punktet bør du bli tatt tilbake til dashbordet ditt og alt skal ganske mye gjøres!

Trinn 5 - Test e-post og forskjellige CNAMES-konfigurasjoner

Siden du skal være Google Apps-systemadministrator, anbefaler jeg at du konfigurerer en egen e-postkonto et sted som mail.live.com eller mail.yahoo.com slik at du kan sende e-postmeldinger rundt for testing og andre formål. Dette er også en gang du bør teste ut egendefinerte CNAMES du opprettet IE: webmail.yourdomain.com etc ...

Trinn 6 - Fullfør med noen få avsluttende touches

Selv om det ikke er nødvendig, anbefaler jeg deg også å konfigurere tidssoneinfo, sekundær kontaktinformasjon samt aktivere SSL når du og brukerne besøker Gmail, Kalender, Dokumenter og Nettsteder på Google Apps-kontoen / -domenet ditt.

1 - Klikk på Domain Settings- fanen, Generelt . Under Kontaktinformasjon, fyll ut en e-postadresse som ikke er knyttet til domenet ditt, og merk av i boksen. Hvis du har glemt administratorpassord, send passordgjenopprettingsinstruksjoner til sekundærkontakt .

2 - Bla ned og Angi tidssone og merk av for å aktivere SSL på alle Google Apps-tjenestesider

Det er fortsatt mye du kan gjøre med Google Apps, men jeg tror at denne artikkelen allerede er lenge nok ...;) Så hold deg oppdatert for min neste artikkel, der jeg vil se gjennom de ulike alternativene som er tilgjengelige for tilkobling til Google Apps for å lese og administrere deg e-post.