Slik konfigurerer og administrerer du AutoArchive i Outlook 2010 og 2013

Siden begynnelsen av Outlook har Microsoft alltid inkludert funksjonen Arkiv og AutoArchive, og Outlook 2010 er ikke noe unntak. AutoArchive-funksjonen flytter automatisk eller sletter eldre e-post fra primær postkassen til en arkivdatafil som er lagret på din lokale harddisk. Disse filene heter .PST-filer. Tidligere da Outlook .PST-filer hadde en 2 GIG-grense, var arkiveringsfunksjonen mye viktigere da den arkiverte eldre e-post ut av din primære .PST-fil og inn i en Archive.pst-fil. Det blir sagt, selv om .PST-filer i Outlook 2010 har en 20 Gig grense; Det er fortsatt en god ide å la den administrere den eldre e-posten din for å beholde .PST-filene dine små og systemytelsen opp!

Forklar igjen Hva funksjonen AutoArchive gjør, vær så snill!

AutoArchive reduserer postboksstørrelse ved å slette eller flytte gamle elementer til en arkivdatafil eller .PST. Prosessen fungerer ganske mye det samme om du bruker Microsoft Exchange på jobb eller IMAP eller POP fra et hjem eller småbedriftsoppsett. Det er egentlig som å ta noen få stabler papir fra skrivebordet ditt og plassere dem i et organisert hurtig tilgangsfilskap eller .PST-fil som nevnt ovenfor. Denne prosessen er forskjellig fra å eksportere på to måter. Eksportering lar deg flytte e-postene til flere forskjellige eksterne formater, mens arkivering bare lar deg flytte eldre e-post til en .pst-fil eller slette e-posten helt. Arkivering gir også enklere tilgang til gammel e-post siden det er en fane i Outlook-navigasjonsruten for dem. Selvfølgelig kan du også sette opp AutoArchive for å slette den gamle posten din også.

Slik aktiverer du standard AutoArchive for alle Outlook 2010-mapper

1. I Microsoft Outlook, klikk på Fil- menyen og velg Valg .

2. I Alternativer-menyen Klikk på kategorien Avansert og klikk deretter AutoArchive Settings- knappen.

3. Klikk avkrysningsboksen for Kjør AutoArchive hver [14] Dager. Herfra kan du tilpasse AutoArchive-innstillingene for Outlook 2010, men som standard aktiveres automatisk AutoArchive vil flytte (ikke slette) all e-post eldre enn seks måneder inn i en Archive.pst-fil. Jeg foreslår at du holder spørringen før AutoArchive kjører sjekket slik at du vil bli varslet når et arkiv skjer. Du vil bli overrasket over hvor ofte folk spør meg om manglende epost! Normalt er det bare AutoArchive-funksjonen. Når du har innstillingene der du liker dem, klikker du Bruk disse innstillingene i alle mapper nå.

Hvis du fulgte trinnene ovenfor, aktiverer AutoArchive for alle dine Outlook-e-poster. Hvis det er en mappe du ville ekskludere fra AutoArchive, eller hvis du bare vil at den skal gjelde for noen få mapper, kan vi også gjøre det. Outlook 2010 lar deg tilpasse AutoArchive-innstillingene for hver mappe, slik er det.

Endre AutoArchive-innstillinger for Enkle Outlook 2010-mapper

4. I Outlook ser du i navigasjonsruten til venstre. Derfra Høyreklikk hvilken som helst mappe og velg Egenskaper for å angi sin AutoArchive-policy.

5. I vinduet Innboksegenskaper som vises, klikker du kategorien AutoArchive . Her kan du tilpasse AutoArchive-innstillingene for denne mappen, eller til og med deaktivere AutoArchive for det helt.

Ok, nå vet vi hvordan du AutoArchive individuelle mapper! Men hva om du ikke vil bruke AutoArchive i det hele tatt? Hvis du ikke er fan av den automatiske funksjonen, kan du fortsatt bruke arkivering ved å bruke den manuelle prosessen.

Slik arkiverer du manuelt arkiver

6. I Outlook Klikk på Fil > Info- menyen, og velg deretter Opprydningsverktøy> Arkiver.

7. I dialogboksen Arkiv som vises Velg hvilke mapper du vil arkivere . Denne prosessen er nesten den samme som AutoArchive, bortsett fra at det er en engangsavtale. Noe annet er at du selv kan overstyre egenskapen "Ikke autoArchiv" hvis du har brukt det til noen mapper, men det er valgfritt.

Hvor er Outlook-arkiverte elementer plassert?

8. I Outlook kan du få tilgang til arkiverte elementer fra mappen Arkiv i navigasjonsruten til venstre i e-post.

9. Du kan også få tilgang til arkiver fra Outlook. PST-filen der de lagrer. Du kan komme dit ved å klikke på Fil> Åpne menyfanen og velge Åpne Outlook-datafil .

10. Som standard er Outlook-arkivet .pst-filplassering:

% UserProfile% DocumentsOutlook Files

Hvis du ikke har brukt Arkivering i Outlook før, prøv det! Det er sikkert å bidra til å holde ting rent og flytte gamle, ubrukte e-postmeldinger ut av din primære postboks / .pst-fil. Det er også en fin måte å holde .PST-filstørrelsen under kontroll som alltid hjelper med System Performance!