Dropbox Goes Corporate Introducing Dropbox Teams - Tid til å tenke på IT

Med IT mener jeg, Informasjonsteknologi. Flytt over Microsoft, la meg introdusere deg til et nytt tilbud fra Dropbox kalt Dropbox for Teams. Et nytt produkt som tar Dropbox-tjenesten, vi har alle, kommer til å elske og tilpasse det til selskapet. Er det bra? Vel, min prediksjon er i 1. kvartal 2011: Dropbox for lag eller "Dropbox Shared Plan" vil spare din bedrift minst $ 10, 000 og forhindre ett stress-indusert hjerteinfarkt ( i det minste ). Ja, virkelig ... Vær med meg, jeg skal forklare.

Hvis du leser med noen grad av regelmessighet, vet du allerede at vi er store, store fans av Dropbox-vi bruker det personlig og samarbeidende, og det fungerer som en drøm. Så du kan forestille deg spenningen denne morgenen MrGroove skød meg en epost som beskriver hans "funn" at Dropbox nå tilbyr Dropbox-lag for virksomheten som en tidlig tilgangsløsning.

Oppdatering: Denne anmeldelsen er gammel! Vi har siden tatt en titt på Dropbox for Teams nye funksjoner, inkludert mer lagring, Active Directory-integrasjon og telefonstøtte. Les den oppdaterte Dropbox for Teams gjennomgang for å få scoop.

Bedriftsproblemer løst med Dropbox-lag

Umiddelbart begynte hodet mitt å tenke på alle praktiske "IT GUY" -applikasjoner som Dropbox kunne bringe til små, mellomstore og store bedrifter, inkludert Corporate miljø. Tenk på det. Med dagens strategi, med mindre du vil bruke en bazillion-dollar med EMC eller en annen lagringsleverandør, bruker du din bedrift / bedrift sannsynligvis Windows Fildeling. Og hvis du er veldig groovy, kan du bruke Microsoft DFS til å virtualisere delingsnavnet. Selv med alt det, elsker du ikke det når du prøver å åpne et dokument, og det står " Beklager, denne filen er i bruk ... Vil du åpne i skrivebeskyttet modus? "Hvor mange masse e-postmeldinger har du sett hvor folk spør hvem i helvete har CLIENTS.XLSX åpen, og kunne de NØKKELIG lukke det så viktige endringer kan bli lagret ( og hvor mange ganger har personen vært ute til lunsj )?

Eller kanskje du har flere steder i ditt firma der ansatte må dele filer fra en enkelt filserver? Vel for en, det er hella sakte, så din pimpin 'IT-fyr sier lett, jeg aktiverer bare DFS-filreplikasjon rett? Feil - Microsoft i sin glans glemte å legge til konfliktoppløsning eller kollisjon i fil ... og det er der Dropbox for Teams kommer inn!

Dropbox for lag

Dropbox for lag, i sine egne ord,

kombinerer synkroniserings-, delings- og sikkerhetsfunksjonene i tradisjonell Dropbox med nye administrative og gruppefunksjoner som gjør den perfekt for bedrifter.

De gjør det ved å legge til følgende funksjoner på toppen av de kjente fordelene ved personlige Dropbox-kontoer:

• Sentralisert administrasjon og fakturering : Det er vanskelig å bli for spent, men det er absolutt viktig, siden du skal administrere flere lisenser og tilgang til mapper for en rekke brukere. Dropbox for lag lar deg kontrollere kontotilgang, kjøpe bassenger av lisenser, administrere lagring og legge til / fjern brukere fra en enkelt konto. Fakturering håndteres sentralt, slik at du ikke trenger å gå kolleger eller samarbeidspartnere gjennom registreringsprosessen. I tillegg, hvis de allerede er Dropbox-brukere, vil deres filer og mapper automatisk bli migrert og eventuelle forhåndsbetalte abonnementsavgifter de har, vil bli brukt til lagets balanse. Og hvis noen får øksen, kan du bare bytte lisensen til den nye fyren.
• Delte kvoter : Med tradisjonelle Dropbox-kontoer har hver bruker sin egen Dropbox-kvote. For å gjøre saken verre, hvis du har en felles Dropbox-mappe, teller den mot kvoten til hver bruker som har tilgang til mappen. Med Dropbox for lag deler du alle en stor kvote ( 350 GB 1000 GB for å starte ), og innholdet i hver delt mappe teller bare en gang mot den kollektive kvoten. Dette gjør Dropbox for Teams svært skalerbar og rettferdig blant lagmedlemmer.
• Gruppedeltmapper (kommer november 2010) : Denne er fortsatt i rørledningen, men kommer i november 2010, du vil kunne opprette grupper i Dropbox-kontoen din og tilordne administratorer til hver gruppe. Fortsett, du kan deretter tildele nye Dropbox-brukere til den kontoen, slik at de umiddelbart blir lagt til i delte mapper som er mest relevante for dem. Senere vil Dropbox for lag tillate deg å justere tillatelser for hver gruppe. For eksempel kan noen mapper leses / skrives til en avdeling eller bare leses til en annen. Så, du kan holde "Marketing" -gruppens lese- / skrivemapper skilt fra "Regnskap" -gruppens filer og mapper, men du kan også ha skrivebeskyttede drosjer ( med litt d ) for andre lag å laste opp sine fakturaer og kostnader rapporter eller leveranser. Oppdatering: Gruppede delte mapper er her, men egendefinerte lese / skrive-tillatelser er ikke.
• Forbedret fillåsing / konfliktfiladministrasjon ( snart ) : MrGroove var nysgjerrig på hvordan Dropbox for Teams ville håndtere potensielle filkollisjoner, så han skutt salgsteamet en e-post. For nå har Dropbox for Teams det kjente konfliktversjonsstyringssystemet fra tradisjonell Dropbox, der hvis en fil er åpen på to maskiner, blir den første versjonen som blir lagret, den originale og den andre versjonen som skal lagres blir den konfliktkopierte kopien. Det som er viktig her er at ingenting blir overskrevet, og ulikheter kan sorteres ut senere. I tillegg, siden alle har en lokal kopi av alle filene ( det er skybasert, tross alt ), vil du ikke kjempe over tilgang. Dropbox-teamet fortalte oss at de i fremtiden planlegger å legge til funksjoner som vil tillate filinsjekk / check-out og fillåsing, noe som vil slikke filkollisjonsspørsmålet en gang for alle.

Det er bare de funksjonene som er nye og / eller forbedret med Dropbox for Teams. Den virkelige skjønnheten til Dropbox for Teams er at den bringer all godhet som er Dropbox til en mer samarbeidende innstilling som passer for bedriftsnivå nettverk. Hva med det $ 10 000 jeg fortalte deg at det ville spare? Åh ja, jeg antar at det er tid jeg nevner prissetting ...

Dropbox for lagpriser

Basekontoen for Dropbox for Teams er $ 795 per år for fem brukere og 350 GB 1000 GB data. Hver ekstra bruker er $ 125 og mer datalagring er en ekstra $ 200 per 100 GB og kommer med 200 GB mer lagringsplass. Det høres bratt først, men det inkluderer Dropbox Packrat (mer på denne groovy-funksjonen litt senere ), som er en verdi på $ 39 per bruker hvis den er kjøpt individuelt. Hvis du skulle kjøpe fem Dropbox Pro 100-kontoer individuelt og legge til Dropbox Rewind for hver enkelt, ser du på $ 1, 195, om enn med 500 GB ( som du kanskje eller kanskje ikke trenger ). Men det er ikke de besparelsene jeg snakker om.

Business Savings

Den sanne besparelsen kommer med det du ikke trenger å kjøpe når du får Dropbox for lag. La oss telle dem av, skal vi?

1. Lokal filserver og 350 GB lagringsplass - $ 3000 + $ 800 årlige hostingkostnader ( typisk Datasenter Strøm / Kjøling / Rack kostnad - mindre hvis det er under kontoret ditt ... )
2. Windows 2008 R2 Standard Server - $ 800
3. IT Support Guy - Vel ... du trenger fortsatt en, men nå kan han jobbe med flere "viktige" ting
4. Backup Software, Tape Drive og Tapes, Offsite Iron Mountain Backup, DFS fil låsing teknologi, bla blah blah - mye!
5. Sluttbrukerne kan bruke Dropbox Rewind uten et anrop til helpdesken - Uansett!

La oss snakke om hver av disse 1 om gangen.

Se hva jeg snakker om! Når du snakker til bare en av disse - Dropbox er den opprinnelige filkollisjonstimuleringen som ikke eksisterer i Microsoft DFS eller Windows Fildeling som nevnt tidligere - er en sann livredder. Bortsett fra klokkeslettene på døgnet vil det spare deg, og du unngår også kostnadene ved å betale for et tredjepartslåsingsprogram for å jobbe på toppen av DFS. PeerLock Server, for eksempel, koster $ 1, 399 per lisens - og hvis du skal samarbeide, trenger du minst to lisenser.

Backup Software? Igjen, dropbox for lag sparer deg fra å investere i kostbare server backup systemer, tape roboter og offsite lagring ved å inkludere dropbox rewind. Som nevnt ovenfor er Dropbox Rewind ikke eksklusivt for Dropbox for Teams, men det er enda mer nyttig når det brukes på en bedriftskonfigurasjon. Dropbox Rewind lagrer automatisk ubegrensede versjoner av hver enkelt fil, slik at sluttbrukeren kan rulle tilbake til hvilken som helst tidligere versjon med noen få klikk på en knapp. Ikke mer fårig e-post til systemadministratorens fyr, og ber om å slette masterkjemaet bare for å finne ut at båndet allerede gikk offsite ... Dette ville vært en gave i min gamle jobb, der vi holdt mapper fylt med uendelige ver1, ver2, ver3, ver4, etc. av hver fil. Ærlig, jeg er ikke sikker på hvordan dette skal fungere for Dropbox økonomisk, siden de må ha en ubestemt mengde data for å beholde ubegrensede versjoner av hver fil, men det er deres problem, ikke ditt. Min gjetning er at Amazon gir dem en god del på lagring.

Sikkerhet

Selv om det ikke er et område der det er betydelige kostnadsbesparelser, må du fortsatt være flittig om å holde lokalt nettverk og lokale kopier av Dropbox-filer trygge ved hjelp av EFS-kryptering eller annen kryptoteknologi. Men Dropbox har lenge vært så sikker som skylagring kan være ( det er en debatt i seg selv, skjønt ). Dropbox sier at de bruker de samme metodene som banker og militæret for å overføre og lagre dataene dine sikkert, som inkluderer SSL-kryptering for overføringer til / fra Dropbox-serveren, AES-256 kryptering for filer lagret på Dropbox-serveren og lag med beskyttelse selv fra Dropbox-ansatte som bare kan vise metadata når de fyller kundesupportbilletter. Hvis du vil lære mer om sikkerhetstiltakene som brukes av Dropbox, les om Amazon S3, som er den tjenesten Dropbox bruker til å lagre filene dine.

Konklusjon

Dropbox for lag er absolutt spennende - jeg har lurt på lenge siden flere bedrifter ikke bruker Dropbox, og nå er det enda mindre unnskyldninger ikke. De nye funksjonene er robuste nok til å virkelig utgjøre en ny bedriftsklasse av service ( de er ikke bare ompakning av tjenesten for bedriftskunder ) og det som gjorde Dropbox groovy i utgangspunktet er alt også. Dropbox for lag gjør livet enklere både internt og eksternt, siden du kan dele store filer og mapper uten å ødelegge e-postservere. Dessuten virker det som om Dropbox-mannskapet allerede lager opp mer groovy funksjoner, noe som gjør Dropbox for Teams enda mer lovende.